El plazo para presentar la primera declaración trimestral de IVA de 2020 está a punto de terminar. Los autónomos tienen hasta el día 30 tienen para reunir todas sus facturas, hacer la autoliquidación y rendir cuentas con Hacienda. En todo este proceso siempre surge la misma duda: ¿Qué gastos puedo deducirme y cuáles no?
La normativa sólo especifica lo que en ningún caso es deducible. Según el artículo 95 de la Ley del IVA en su punto Uno: “los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no afecten, directa y exclusivamente, a su actividad empresarial o profesión”.
El problema viene a la hora de discernir lo que de verdad está directa y exclusivamente relacionado con la actividad del autónomo y lo que se puede justificar como tal.
Muchos expertos se refieren a esta comprobación como “la prueba diabólica” por la dificultad que implica demostrar a la Agencia Tributaria la correlación entre gasto y actividad. Por eso, en cuestión de deducciones hay que ‘andar con pies de plomo’ y contar siempre con un buen profesional.
Dicho esto, a continuación se ofrece un listado con los gastos que, normalmente, no suelen generar problemas a la hora de deducir. Eso sí, hay que tener en cuenta que la deducibilidad -o no- de éstos dependerá siempre de la actividad que desarrolle el autónomo. Aunque es cierto que hay algunos gastos cuyo IVA es deducible para casi todos los trabajadores por cuenta propia.
Gastos fácilmente justificables
-Servicios de gestoría o asesoría:
Unos de los pocos gastos cuya deducción no da -casi- nunca problemas al autónomo son los de servicios profesionales de gestoría o asesoría. Si el autónomo tiene un gestor o asesor para llevar su contabilidad, puede deducirse en la declaración trimestral el importe de sus facturas. Un gasto fácilmente justificable pues está directamente relacionado con la actividad que desempeña el trabajador por cuenta propia.
-Gastos de manutención:
Aunque fue una de las novedades de la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018, todavía muchos autónomos desconocen que pueden desgravarse los gastos de manutención. Eso sí, hay que tener en cuenta que la deducibilidad de estas dietas es posible, siempre y cuando , se hagan fuera de casa, se paguen con tarjeta y se guarde el ticket.
El apartado c del artículo 11, dónde se recoge la deducción por manutención, establece las condiciones de la misma y prevé que“los gastos de manutención del propio contribuyente, incurridos en el desarrollo de la actividad económica, serán deducibles siempre que se produzcan en establecimientos de restauración y hostelería y se abonen utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores”.
En concreto, la normativa señala que los autónomos pueden deducirse hasta 26,67 euros diarios en gastos de comida en el territorio nacional y 48,08 euros si se han producido en un país extranjero.
-Asistencia a ferias o eventos relacionados con tu actividad
Aunque es una de las deducciones más desconocidas por los autónomos, no suele acarrear problemas con la Administración. Es común que muchos autónomos acudan a ferias o eventos vinculados con su negocio en calidad de comprador o expositor. Siempre y cuando estén directamente relacionadas con el sector y pueda justificarse su relación con el negocio, son deducibles.
Desde la asesoría online ‘Getquipu’ explicaron que «las entradas a ferias, congresos y demás eventos que puedan ser interesantes para tu negocio también pueden incluirse como gasto justificado y, por tanto, desgravar el IVA – si tenemos facturas- o declararlo como gasto, si tenemos ticket».
-Inscripción a revistas profesionales
Al igual que sucede con la asistencia a ferias y eventos, la inscripción y cuotas de revistas, o incluso webs de información, son deducibles. Eso sí, siempre y cuando estén directamente vinculadas con la actividad que desempeña el autónomo.
-Formación
Aunque desde el 1 de enero los autónomos ya pueden acceder a formación pública y gratuita – cotizan por ella desde hace un año-, esta oferta está aún por articular. Hasta el momento en que se ponga en marcha, la asistencia a cursos privados que formen al emprendedor o trabajador por cuenta propia en su sector es deducible.
-Materiales y bienes necesarios para el negocio
Los materiales y productos necesarios para el desarrollo de la actividad son deducibles y fácilmente justificables. De hecho, estos gastos suelen suponer el importe más elevado en las deducciones de la mayoría de los autónomos. No es fácil precisar los materiales o productos que son deducibles ya que, en este caso, dependerá por completo del negocio que tenga el autónomo.
Por ejemplo, para el dueño de un bar, la compra de productos de alimentación estaría perfectamente justificada. No así para un autónomo que se dedique al transporte, o a la moda.
Por otro lado, un trabajador por cuenta propia al frente de una agencia de viajes -al igual que casi cualquier negocio- podrá deducirse materiales de oficina como libretas, bolígrafos o carpetas.
-Compra de un ordenador o material informático
La adquisición de un ordenador merece mención aparte. Su deducción no es exclusiva de actividades como comerciales, agentes de seguros, asesores o gestores, como cabría pensar. Prácticamente cualquier autónomo puede deducirse la compra de un ordenador y sus periféricos. A día de hoy, podría justificarse como necesario para todo tipo de actividades, ya que todo trabajador por cuenta propia necesita visibilizar su marca o la de su negocio a través de Internet; llevar sus cuentas; emitir facturas o estar atento al correo electrónico.
-Compra de un dominio web
En el mismo sentido que la compra de un ordenador, hacerse con un dominio para la web del negocio es perfectamente deducible. De hecho, es muy fácil de justificar. Si la plataforma está en marcha y el contenido es relativo al negocio o sector en el que desempeña el autónomo su actividad, no habrá duda posible.
Por supuesto, el pago de servicios de profesionales o desarrolladores que pongan en marcha dicha web también es deducible en la declaración trimestral.
-Publicidad y tarjetas de visita
Los costes por publicitar tu marca o la de tu negocio son deducibles. Si, por ejemplo, un autónomo invierte una cantidad en Facebook ads o cualquier otro tipo de formato publicitario con el fin de dar visibilidad a su negocio, puede incluir estos gastos en su autoliquidación como deducibles. Además, los profesionales también pueden desgravar el IVA de los costes de crear tarjetas de visita para impulsar su marca personal o la de su negocio.
Según asesores y expertos en la materia, deducir todos estos gastos no suele generar problemas a la hora de presentar la declaración. Sin embargo, lo cierto es que son pocos los que pueden ser deducidos con riesgo cero. Y aquí entra en juego la segunda regla general: todo gasto que no pueda justificarse al 100% que se ha hecho en relación a la actividad del autónomo más vale no presentarlo a Hacienda.
En muchos casos, el trabajador por cuenta propia no tiene prácticamente ninguna probabilidad de aportar pruebas válidas al Fisco. “No hay muchas deducciones imposibles pero sí hay bastantes de difícil justificación. Éstas son nada más y nada menos que las que no cumplen el principio de correlación del gasto con la actividad, por su naturaleza o por su forma, Hacienda no suele admitir las pruebas como válidas.” explicó Teresa Bernabé, abogada del despacho Ático Jurídico. A continuación los gastos que, según los expertos de este despacho, se pueden deducir pero son difícilmente justificables.
Gastos difícilmente justificables
- Gastos de restauración:
La deducción de gastos de representación es, en casi todos los casos, una batalla perdida para el autónomo. “Para justificar los gastos de una comida en la que el autónomo invita a sus clientes habría que demostrar que este gasto en el restaurante tiene una finalidad única y exclusivamente comercial. ¿Cómo aportar pruebas que justifiquen tales circunstancias?
Hacienda no contempla la factura que emite el restaurante como prueba suficiente” comentó la abogada de Ático Jurídico. Demostrar con pruebas sólidas la finalidad de una comida resulta tan complicado que podría considerarse un gasto casi imposible de deducir sin riesgo de sanción.
Con una salvedad, los autónomos pueden deducirse los gastos considerados de manutención, que guardan ciertas diferencias con los de representación. En este caso, se trata de dietas y asignaciones para gastos normales de manutención del trabajador por cuenta propia. Como ya se ha explicado, en este supuesto si cabe la deducción, siempre y cuando se realice en establecimientos de restauración y hostelería y se abone el gasto «utilizando cualquier medio electrónico de pago, con los límites cuantitativos establecidos reglamentariamente» para estas dietas.
- El teléfono móvil
Lo mismo sucede con el teléfono móvil. Un autónomo tiene bastante difícil justificar que utiliza el teléfono móvil tan sólo para su actividad. “En muchos casos, para justificar la deducción de este gasto, Hacienda pedía que se probase que las llamadas fueran derivadas de la actividad, es decir, que se producían con clientes, o que se hubieran hecho tan sólo en días hábiles. Se trata de una prueba inviable. ¿Cómo justificar que todas las llamadas han sido a clientes? ¿Qué hay de las llamadas que se producen por cualquier circunstancia fuera de días laborables?” apuntó la abogada.
- Defectos formales en las facturas
Los defectos formales en una factura suelen traer problemas a los autónomos. Así lo apuntó Teresa Bernabé quien explicó, además, la gran cantidad de trabajadores por cuenta propia que han tenido problemas a la hora de deducirse algún gasto por este tipo de defectos. Que no aparezca el tipo impositivo en la factura o que esté mal calculado; que no aparezcan todos los datos del destinatario o que no aparezca el número de factura son tan sólo algunos de los defectos formales más habituales, que complicarán la deducción de un gasto.
- Ropa de trabajo
Además de estos gastos, Domingo Gallego, asesor jurídico de ATA incluyó también otros de difícil justificación.La ropa de trabajo, según el asesor, se considera de uso particular a pesar de que el autónomo pueda necesitar un traje o cualquier otra prenda para desarrollar su actividad. “A no ser que la compra se realice en una tienda especializada en ropa de trabajo, se trataría de un gasto de muy difícil justificación».
Casos especiales
- Gastos relacionados con el vehículo
Los gastos derivados del vehículo también suelen ser de muy difícil justificación. Normalmente, la propia naturaleza del gasto impide la prueba. Es el caso del combustible, las reparaciones del vehículo, los peajes o los parkings. “Hacienda suele cuestionar este tipo de compras, es casi imposible probar que el combustible del vehículo se ha utilizado única y exclusivamente para el desarrollo de la actividad. Lo mismo sucede con las reparaciones, no existen pruebas irrefutables de que estos gastos hayan sido imprescindibles para el desarrollo de la actividad” explicó Teresa Bernabé.
Para deducir el 100% del IVA de la compra del vehículo sin correr el riesgo de tener que devolver el importe deducido y enfrentarse a una sanción, el autónomo tiene que ser un profesional que se dedique en exclusiva a actividades vinculadas con el transporte. Para especificar aún más, Hacienda prevé una serie de casos en los que sí es posible deducir el 100% del IVA en la adquisición de un vehículo.
- Vehículos mixtos utilizados en el transporte de mercancías
- Vehículos para la prestación de servicios de transporte de viajeros mediante contraprestación (por ejemplo, taxistas).
- Los que prestan servicios de enseñanza a conductores mediante contraprestación (Vehículos de autoescuela).
- Utilitarios usados para pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas.
- Turismos utilizados en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales.
- Los vehículos usados en servicios de vigilancia y seguridad.
Pero ¿y si el autónomo no cumple estos requisitos, puede deducirse el 100% del IVA? En teoría sí es posible, pero, en este caso, habría que demostrar que el vehículo se utiliza en exclusiva para el desarrollo de la actividad y esto, según los expertos, es prácticamente inviable.
-Gastos para autónomos que trabajan desde casa
El 1 de enero de 2018, la Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo abrió un nuevo horizonte de posibilidades para el trabajador por cuenta propia. También para el que desarrolla su actividad desde casa. Desde aquel momento, se reconoció por primera vez, a nivel práctico, la actividad que realiza el autónomo desde su vivienda como una nueva realidad, que merece los mismos derechos que cualquier otra y, por tanto, con la que se puede también optar a deducciones fiscales.
Ahora bien, aún sigue habiendo diferencias entre los autónomos que desarrollan su actividad desde casa y los que tienen una oficina o un local abierto al público. Y entre los propios autónomos que trabajan desde su vivienda también las hay. Estas distinciones se basan en un punto: la propiedad. Que el autónomo sea o no propietario de la vivienda lo cambia todo.
De forma general, la nueva ley recogió que los contribuyentes del impuesto que afecten parcialmente su vivienda habitual al desarrollo de una actividad económica, podrán deducirse como gasto los suministros de dicha vivienda, tales como agua, gas, electricidad, teléfono e Internet. Eso sí, en el porcentaje resultante de aplicar el 30 % a la proporción -en metros cuadrados- de espacio que se dedica al desarrollo de la actividad por cuenta propia.
Así, un autónomo que sea propietario de una vivienda en la que desarrolla su actividad, podrá deducirse de sus gastos mensuales el 30% del resultado que da la multiplicación de esa cuantía por la proporción destinada a su actividad (que, en principio, no superará el 20%). Desde la gestoría online Txerpa, advirtieron que estas deducciones no suelen reportarle más de 35 euros mensuales al autónomo. Y eso, si es propietario. Si está de alquiler, los requisitos cambian y la deducción puede volverse completamente contraproducente.
Por desgracia para los que viven de alquiler, el acceso a deducciones por gastos de la vivienda se complica. La gran diferencia entre un autónomo que desarrolla su actividad en su propia casa o uno que lo hace como inquilino, está en la necesidad de factura. Aquí es donde nacen la mayoría de trabas y obstáculos para el que vive de alquiler. » Como sabes, para deducir cualquier gasto como autónomo necesitas una factura para justificar a Hacienda dicho desembolso, así como la relación del mismo con tu actividad económica. Por tanto, para poder deducir el alquiler de tu vivienda como autónomo, lógicamente también necesitarás factura para incluirla en tu contabilidad».
Y para poder tener factura estando de alquiler, el casero será quien tenga que emitirla, con IVA incluido y asumir algunos gastos añadidos. Según la Ley, si el piso se alquila a un particular para que lo utilice como vivienda habitual, será suficiente con presentar un recibo de alquiler. Cuestión diferente será el arrendamiento a empresas o autónomos, para el que el arrendador no sólo estará obligado a emitir factura, sino también a incluir IVA, y retener IRPF.
Por lo tanto, cabe la posibilidad, en primer lugar, de que el casero rechace -está en todo su derecho de hacerlo- la petición de hacer factura y, en este caso, el autónomo no podría deducirse los gastos derivados del alquiler de su vivienda. También cabe la posibilidad de que el casero acepte hacer factura, pero que incremente -en un 21% correspondiente al IVA- el importe de la mensualidad, para no correr con unos gastos que para él ni son necesarios, ni le reportan beneficios. Lo cual no sería mejor para el autónomo inquilino, que accedería a deducciones que difícilmente superarán los 40 euros, a cambio de que su cuota de alquiler suba -siguiendo el ejemplo anterior- 147 euros.
El beneficio es nulo, «porque estarías pagando, en realidad, más dinero que antes. De hecho, de todos nuestros clientes autónomos que trabajan en su casa y ésta es alquilada, ninguno estima esta posibilidad. Además, tu casero tendría también que empezar a retener y presentar los modelos, por lo que muchos ponen pegas a la hora de modificar el contrato de alquiler» concluyeron desde la gestoría
Gastos imposibles de justificar
Las ocurrencias de algunos autónomos han llevado a muchos asesores a verse en la tesitura de intentar justificar gastos que en ningún caso pueden ser deducibles. Joyas, tabaco, donativos, recibos de bares -que nada tienen que ver con los gastos deducibles por manutención- son tan sólo algunos de los ejemplos que engrosan la larga lista de gastos que de ninguna forma pueden desgravarse. En realidad, tal y como apuntó el asesor jurídico de ATA «es una cuestión de sentido común», no todo lo que un autónomo compra en el ejercicio de su actividad está vinculado a ella.
Tampoco todo lo que está vinculado a la profesión del autónomo es deducible. Desde Ático Jurídico recordaron que, en la mayoría de los casos, la posibilidad o no de desgravarse un gasto depende en gran medida de las circunstancias. La actividad a la que se dedica el autónomo y la razón por la que se ha desgravado un gasto influyen sobremanera en el desenlace de la deducción.
Fuente e imagen: autonomosyemprendedor.es
